Perquè fallen tantes implantacions d'ERP?

En els darrers temps estem observant que hi ha moltes "queixes" d'empresaris que ens diuen que van optar per Digitalitzar la seva empresa, adoptar un ERP perquè pretenien gestionar millor de manera integral tot el funcionament, i en canvi han tingut moltes dificultats en el procés d'implementació, i tot i els recursos que s'hi han abocat, no acaben d'estar contents amb el resultat assolit.

La nostra experiència de molts anys gestionant empreses diverses i en diferents sectors ens ha demostrat que moltes vegades hi ha diferencies massa grans entre les expectatives buscades per els gestors de l'empresa i els responsables tècnics de la implantació.

I aquestes diferencies moltes vegades venen donades per la diferent visió de l'objectiu entre qui imagina unes oportunitats i qui visualitza la implantació com una feina tècnica d'adaptar unes "eines" a les demandes que li ha "explicat" el primer.

I aquesta qüestió es una errada de plantejament fonamental ja que el primer que ens hem de plantejar en un procés d'implantació és que l'eina a implantar ja ha de tenir de base una flexibilitat i escalabilitat suficient com per poder fer la transformació digital necessària a l'empresa en les fases que calgui, i durant tot el temps que faci falta, perquè la implantació d'un ERP implica una integració total de tota la gestió, i per tant molt probablement una re definició de procediments, costums i estructura organitzativa que tenint en compta que moltes vegades estem parlant de persones amb hàbits i costums arrelats, no és fàcil de "gestionar", i menys sense una adequada "digestió".

Moltes implementacions ERP fracassen perquè no s'ha fet una bona predicció dels objectius i planificació buscant entendre la cultura empresarial, les possibilitats que ens planteja l'eina triada i principalment el pla d'implantació.

Una planificació i una preparació inadequades poden provocar retards en el projecte, excés de costos i, finalment, fracàs.

Tal com hem dit anteriorment un ERP implica la coordinació total de funcions i departaments i per tant si es toquen procediments o objectius que segurament afectaran a diferents àrees de l'empresa, cal que hi hagi una total implicació/coordinació, i per aquest motiu es importantíssim que l'alta direcció de l'empresa n'agafi la total responsabilitat o al menys suport a fi de poder afrontar les resistències i la manca de recursos puntuals que podrien posar en perill l'èxit final.

També cal tenir present que el canvi pot implicar canvis organitzatius que poden portar a ineficiències no detectades o resistències no previstes, i cal tenir prou "flexibilitat" i al mateix temps fermesa per a gestionar-les sense malmetre la qualitat del projecte, tenint en compta que tot pot ser discutible sempre i quan no es perdi la garantia de mantenir l'estructura de l'eina.

Una personalització excessiva del sistema ERP pot comportar complexitat, augment dels costos i dificultats en el manteniment del sistema.

Davant les dificultats d'adaptació cal treballar intensament els perquès de la personalització sol·licitada i mirar de trobar els canvis organitzatius i de procediments necessaris perquè no s'hagi de perjudicar la integritat estructural de l'eina que s'implanta.

Les adaptacions sempre son aconsellables per fer més "agradable" la convivència (ja que hi passarem moltes hores junts), però la integritat estructural es innegociable.

Si la integritat estructural s'ha de tocar perquè no s'adapta a les necessitats requerides l'errada ha estat en triar l'eina, i es més aconsellable de no seguir amb aquesta i buscar una nova eina (ERP) que si permeti el que es pretén que no pas voler canviar una eina que potser no va ser desenvolupada amb aquesta cultura organitzativa.

Per això sempre insistim molt en l procés de selecció de l'ERP a fi de garantir que les capacitats i beneficis de l'eina triada compleix perfectament les expectatives esperades i no hi pugui haver-hi decepcions no detectades i valorades amb anterioritat que generin una percepció de fracàs.

Estem convençuts que no hem de pensar que aquella marca o l'altra d'ERP és la que ens convé sense haver fet un bon procés d'anàlisi del model de gestió de l'empresa i haver previst els canvis si cal necessaris abans que la implantació del programa.

La implantació d'un ERP no es una qüestió informàtica (només), sinó principalment d'organització funcional de gestió empresarial

En el procés d'implantació cal assegurar que la formació i el coneixement de les possibilitats i requeriments permet utilitzar-les de manera adequada i eficient procurant que no es produeixi infrautilització ni ineficiències.

També en el procés d'implantació cal haver provat i verificat la migració de les dades dels antics sistemes i les connexions entre totes les altres plataformes existents o futures a fi d'evitar migracions inexactes o incidències de "comunicacions" amb les altres plataformes paral·leles amb les quals haurà de conviure el sistema o relacionar-se (perifèrics, importació/exportació de dades, canals....)

Cal garantir l'eficiència en la integració de dades i el seu adequat procés, ja que no hem d'oblidar mai que l'ERP passa a ser el sistema nerviós de la nostra organització, i quan no funciona correctament les seves insuficiències poden afectar a molt diverses parts de l'organització.

Esperem que aquestes reflexions sobre la importància d'una bona feina d'implantació puguin ajudar a qui ens hagi llegit.