Quin es el futur de les feines administratives amb la Intel·ligència artificial? Captura automàtica de dades?

Les tecnologies d'IA ja actualment poden ajudar als administratius d'empresa automatitzant tasques repetitives i que requereixen temps, com ara l'entrada de dades, la programació i la generació d'informes.

Això els pot alliberar d'aquestes feines amb poc valor afegit i permetre que es centrin en tasques de nivell superior que requereixen pensament crític, resolució de problemes i habilitats interpersonals.

Tanmateix, és important tenir en compte que la IA no és capaç de replicar completament el tacte humà i la intel·ligència emocional que sovint es requereixen les funcions administratives, ni pot aportar la capacitat humana de comprendre i respondre les emocions i necessitats humanes dels clients i col·laboradors professionals.

Per tant es molt probable que que el futur de les funcions administratives implicarà una combinació de tasques assistides per IA i interacció humana, amb els professionals de l'administració jugant un paper clau a l'hora de proporcionar suport i experiència personalitzats.

Les feines administratives i la captura automàtica de dades

Hi ha una important diversitat de tasques administratives a l'empresa, necessàries perquè la organització funcioni sense problemes.

Aquestes tasques poden incloure qualsevol cosa, des de l'entrada i l'arxiu de dades fins a la programació de cites i planificació comercial i la gestió del correu electrònic o gestionar la planificació de producció, o control de qualitat...

Tot i que les tasques administratives sovint es consideren quotidianes, són essencials per al funcionament eficient de qualsevol organització.

La captura automàtica de dades (ADC) és el procés de recollida de dades d'una font sense intervenció humana.

L'ADC es pot utilitzar per capturar dades de diverses fonts, com ara documents en paper, documents electrònics i fins i tot enregistraments d'àudio i vídeo.

ADC pot estalviar temps i diners a les organitzacions automatitzant el procés de recollida de dades.

Les tasques administratives i l'ADC s'utilitzen sovint conjuntament per millorar l'eficiència de les organitzacions. Per exemple, una organització pot utilitzar ADC per capturar dades de documents en paper i després utilitzar tasques administratives per processar les dades i emmagatzemar-les en una base de dades. Això pot estalviar temps i diners a l'organització automatitzant el procés de recollida i processament de dades.

La captura automàtica de dades ens pot permetre de:

• Millorar l'eficiència en augmentar la capacitat de processament d'informació principalment en tasques repetitives i això permet que els professionals puguin dedicar més esforç i dedicació a tasques de més valor estratègic que la de repetir una vegada i altra la mateixa feina.

• També ha de permetre de reduir costos ja que en augmentar la capacitat de processat de les dades en reduïm el cost al mateix temps que en millorem la precisió ja que disminueix significativament els errors humans.

Finalment es important de tenir en compta que l'automatització i ens garanteix el compliment dels processos regulats i per tant afavoreix el compliment de estàndards de qualitat, precisió i control al mateix temps que les obligacions normatives i legals.

Tecnologies OCR de captura de dades

A l'actualitat ja hi ha força aplicacions informàtiques que inclouen tecnologies OCR (reconeixement òptic de caràcters) de captura de dades que fan referència a l'ús de programari i maquinari per convertir diferents tipus de documents, com ara documents en paper escanejats, fitxers PDF o imatges capturades amb una càmera digital, en dades editables i cercables.

La tecnologia OCR permet l'extracció de text d'aquests documents, permetent l'entrada automatitzada de dades, la indexació de documents i la digitalització de contingut.

Les tecnologies OCR utilitzen el reconeixement de patrons i algoritmes d'IA per identificar caràcters, paraules i format dins d'un document, cosa que permet la conversió del contingut en text llegible per màquina.

Aquesta tecnologia s'utilitza àmpliament en diverses indústries per a tasques com ara digitalitzar registres en paper, automatitzar els processos d'entrada de dades i facilitar la gestió de documents.

Mitjançant la implementació de tecnologies OCR, les organitzacions poden racionalitzar els seus processos de captura de dades, millorar la precisió de les dades i millorar l'eficiència general en la gestió de grans volums de documents. A més, l'OCR té un paper crucial per permetre la integració de dades no estructurades dels documents a bases de dades estructurades o sistemes de gestió de continguts.